Mail Merge là tính năng soạn thư một loạt trong Microsoft Word, được rất nhiều người gọi bằng thuật ngữ trộn thư. Với Mail Merge, bạn có thể tạo thuộc lúc nhiều thư với cùng ngôn từ nhưng không giống nhau ở một vài thông tin.Cụ thể, việc trộn thư vào Word được áp dụng vào bài toán tạo thư mời giữ hộ đến đối tác doanh nghiệp và người sử dụng trong công ty, in giấy ghi nhận cho nhiều người dân chỉ vào một thao tác, viết email thông báo xác nhận chuyển đổi lương cho nhân viên cấp dưới vào cuối năm…
*

Để bắt đầu sử dụng Mail Merge, chúng ta cần sẵn sàng nội dung cơ phiên bản và nguồn dữ liệu (data source). Cố thể:
Nguồn dữ liệu: mô tả những câu chữ tùy biến khác biệt giữa các bức thư sau khi tạo ra 1 loạt từ Mail Merge. Những chi tiết tùy phát triển thành này rất có thể là chúng ta tên, địa chỉ cửa hàng người nhận, tên doanh nghiệp, tổ chức… với thường trình bày trong một list dữ liệu. Danh sách này hay là danh bạ (contacts) vào Microsoft Outlook hoặc được trình bày trong một bảng tính Excel, một cơ sở tài liệu trong Access, một table vào Word 2010 tuyệt văn bản bất kỳ có cấu trúc phân loại tài liệu thật rõ ràng.Nội dung cơ bản: là đều phần như thể nhau giữa những thư, ví dụ điển hình tên và add người giữ hộ trên phong bì, nội dung thiết yếu của lá thư, email hay là 1 phiếu ưu đãi. Câu chữ cơ bạn dạng thường đi cùng các vị trí định sẵn (Place Holder), là nơi biểu thị những chi tiết đổi khác lấy từ nguồn dữ liệu. Mỗi chi tiết được gọi là ngôi trường (Merge Field), được trình diễn dưới dạng «tên field».Khi phối kết hợp nội dung cơ bản và nguồn tài liệu thì Mail Merge vào Word sẽ cung ứng bạn tạo nên hàng loạt tài liệu hoặc thư từ hoàn chỉnh, tương đương nhau về văn bản cơ phiên bản nhưng khác biệt ở các chi tiết tùy vươn lên là trong nguồn dữ liệu.Tạo list nguồn dữ liệu
Trước khi chuẩn bị danh sách này, ta cần hình dung trước phần câu chữ cơ bạn dạng sẽ tất cả những chi tiết nào cần thay đổi hay cá nhân hóa. Chẳng hạn, cùng với thư mời thì phần chúng ta tên, danh xưng, chức vụ, tên công ty, địa chỉ hoặc email là những chi tiết chuyển đổi tùy theo mọi cá nhân nhận. Như vậy, ta đã biết được list này cần những dữ liệu nào.

Bạn đang xem: Hướng Dẫn Cách Dùng Mailing Trong Word 2010


Với nguồn tài liệu là danh bạ, chúng ta có thể sử dụng Microsoft Outlook nhằm xuất danh bạ hoặc dùng thiết yếu Excel để thể hiện tài liệu thật thiết yếu xác. Danh sách nguồn tài liệu được tạo thành các cột khác nhau như bọn họ tên, địa chỉ, thương hiệu công ty… và mỗi hàng là 1 trong người cảm nhận nhập vừa đủ các thông tin tương xứng theo cột. Bạn có thể nhập liệu trực tiếp tại tab Mailings, lựa chọn Select Recipients -> Type New List. Mặc dù nhiên, một nguồn dữ liệu Excel hoặc danh bạ Outlook đang tiện hơn tương đối nhiều trong thao tác làm việc (Tương trường đoản cú như nhập liệu thẳng nhưng chọn Use Existing hoặc Select From Outlook Contacts).
*

Trong ngôi trường hợp bạn muốn cập nhật hay kiểm soát và điều chỉnh dữ liệu, bạn luôn có thể chọn Edit Recipient list trên tab Mailings để lộ diện hộp thoại Mail Merge Recipients, chọn tên file tài liệu và thừa nhận Edit để sửa lại một số trong những chi tiết.

Xem thêm: Tuyển Tập Các Bài Hát Về Tết Và Mùa Xuân Hay Nhất, Những Bài Hát Nghe Là Thấy Tết


*

Bạn cần xác định nội dung của người tiêu dùng là dạng thư từ (Letters), thư năng lượng điện tử (E-mail messages), phong suy bì (Envelopes), nhãn (Labels), danh bạ (Directory).
*

Bên cạnh phần văn bản đồng nhất, bạn cũng cần được nhập các trường (Merge Field) dựa trên nguồn dữ liệu. Giải pháp nhập khá 1-1 giản, chỉ việc chọn Insert Merge Field trên tab Mailings nhằm thêm trường tại đông đảo vị trí phù hợp. Chẳng hạn với nguồn dữ liệu mẫu bên dưới và soạn câu chữ cho phong tị nạnh (Envelopes), phần thông tin người nhận vẫn nhập:
*

Hoặc chèn Merge Fields vào một câu trong e-mail như: chân thành cảm ơn «Danh_xưng» «Họ_tên» đã sắp tới xếp thời gian đến tham gia chương trình. Lúc đó, Mail Merge sẽ dựa trên nguồn dữ liệu của mọi người (Recipient) để sửa chữa vào vị trí của những trường trong quá trình trộn thư. Ví dụ: Recipient sản phẩm 5 đang hiện thành câu: rất cảm ơn Chị Nguyễn Thị Bích Trà đã chuẩn bị xếp thời hạn đến tham gia chương trình. Bạn cũng có thể cập nhật lại Field «Danh_xưng» thành chữ viết thường cùng không in hoa ở ký kết tự đầu nhằm câu không chạm chán lỗi thiết yếu tả viết hoa chữ Chị ở giữa câu hoặc định dạng in đậm, in nghiêng mang đến tên fan nhận.
Để thực hiện Mail Merge, bạn cũng có thể vào tab Mailings và thao tác với các chức năng trên thanh qui định này (Ribbon). Không tính ra, giả dụ quen sử dụng các phiên bạn dạng Word trước đây, chúng ta chọn Start Mail Merge -> Step by Step Mail Merge Wizard để thao tác trên 6 bước như hình minh họa bên dưới đây: